Secrétaire Agent d’accueil

• 29 Jan, 2020 • Catégorie: , ,

L’Association Arc en Ciel recrute une Secrétaire-agent d’accueil, chargée de la mise en oeuvre de l’accueil des publics et de l’animation du secrétariat, sur le site des Clochettes, avec les partenaires du territoire.

MISSIONS/ACTIVITES

➢ Gestion de l’accueil
Accueil physique des visiteurs et prise en compte de leur demande,
Accueil téléphonique, transmission des messages et transfert des appels,
Relève du courrier de l’Association, enregistrement « Arrivée-départ courrier »,
Accompagne et informe les salariés et les stagiaires qui se relaient à l’accueil,
Collabore à la mise en place des outils de transmission des informations importantes.

➢ Administration du secteur accueil-secrétariat
Inscrit les publics aux activités des CSC, spécifiquement le secteur enfance de l’Association,
Enregistre et archive les fiches administratives, de renseignements adhérents et établit des dossiers spécifiques/secteur en lien avec la secrétaire du CSC Arsenal,
Saisie et suit les adhésions ainsi que les inscriptions aux activités- relances adhérents,
Renseigne, met à jour et améliore les bases de données du Centre : adhérents, partenaires,
Établit les statistiques de fréquentation et met en place un questionnaire annuel de satisfaction et remarques des adhérents,
Constitution de listing mails, par secteur, en vue d’une communication générale ciblée,
Collabore aux déclaration PS, et à la transmission en comptabilité des encaissements
adhérents,
Participe aux réunions de secteur administration, et spécifique secrétariat-accueil, sous la responsabilité du Responsable administratif et financier,
Etablit un relevé de note des réunions d’équipes et coordination,
Diffuse les CR de réunion.

➢ Pilotage du planning des activités et des espaces destinés à leur réalisation
Collecte, met à jour et diffuse le planning de présence du personnel,
Renseigne et actualise régulièrement l’outil de gestion du planning des salles,
Gestion du planning des activités accueillies et des partenaires.

➢ Promotion et valorisation des activités du Centre auprès des habitants et des acteurs du quartier
Collecte l’information nécessaire auprès des responsables de secteurs,
Valorise l’Association lors des « Portes ouvertes » et AG de l’Association.

COMPETENCES EXIGEES

➢ Capacités
Sens de l’accueil,
Sens de l’organisation
Aptitudes rédactionnelles
Capacité à rechercher une nouvelle demande.

➢ Compétences
Savoirs : connaissance de l’univers des partenaires associatifs, bonne maîtrise des outils informatiques usuels (Word, Excel). Formation Noé éventuellement.
Bonne connaissance des réseaux sociaux
Savoir-faire : rigueur, sens pratique
Savoir-être : bon relationnel, écoute et empathie, goût du travail en équipe, autonomie.

➢ Expérience professionnelle :
Expérience dans le secteur secrétariat, et milieu associatif souhaitée.

CONDITIONS PARTICULIERES

➢ CDD, possibilité temps plein ou temps partiel de 28h par semaine, de 5 mois (possibilité de
prolongation CDI- Plein temps- par la suite)

➢ Possibilité de travail en soirée et certains week-ends, le cas échéant sur des actions
d’animation collectives.

➢ Rémunération selon Convention Collective des Acteurs du Lien Social et Familial (ALISFA)
La rémunération brute est établie à partir de 317 pts selon expérience ;

Lettre de motivation et CV à adresser au plus tard le 17 février 2020 à Madame la Présidente de l’Association Arc en Ciel direction@csarcenciel.fr.

Jury de sélection la semaine du 24 février 2020.

Marqué comme:

est
Email à cet auteur | Tous les Articles par

Commentaires Clos.