Assistant(e) administratif formation

• 10 Jan, 2019 • Catégorie: , ,

Le poste
Pour pérenniser le fonctionnement de l’activité de formation de la FCSB :
-vous assurez le suivi administratif quotidien de l’activité de formation
-vous veillez à l’application et la mise en œuvre des procédures qualité pour chaque action de formation (certification nationale et certification Very Select) définies en interne
-vous travaillez en liens étroits avec la Responsable de l’activité de formation
-vous apportez un soutien administratif à l’équipe fédérale (hors champ de la formation).

Vos missions
Gestion administrative (40%)
– Réalisation et envoi du dossier formateur en amont de chaque formation, réception de l’ensemble des contrats formateurs avec les pièces justificatives
– Envoi et réception des conventions de partenariat et pièces justificatives avec les centres partenaires qui accueillent nos formations
– S’assurer la bonne mise en œuvre de la procédure d’analyse des besoins et renseigner la fiche pour chaque action de formation
– Archivage de l’ensemble des documents administratifs dans un dossier partagé (Cloud) et dans le classeur formation
– Instruction des dossiers FDVA, FOSFORA etc.
– Mise en œuvre des procédures qualité définies pour la formation

Depuis le logiciel Galaxy (20%)
– Inscription des nouvelles actions de formation dans le logiciel
– Réalisation des inscriptions stagiaires
– Édition et envoi des documents administratifs aux centres et aux stagiaires (Convention, Convocation, Attestations, Factures)
– Synthèse des évaluations stagiaires et employeur par action de formation

Suivi de l’activité de formation (10%)
– Renseignement du tableau de suivi des actions de formation
– Renseignement du plan d’action d’amélioration (suivi des réclamations et dysfonctionnement éventuels)

Renseignement du réseau (5%)
– Renseignement des adhérents par téléphone
– Relation avec les formateurs et les centres partenaires autour de la formation

Soutien à la conception d’actions de formation (5%)
– Aide montage d’actions de formation hors livret
– Aide à la réalisation du livret annuel de formation et mise en ligne sur le site (WordPress) https://centres-sociaux-bretagne.fr/formations/

Participation à la vie fédérale (missions complémentaires hors formation) (20%)
– Ouverture et envoi des courriers
– Saisie de l’appel des cotisations
– Gestion des inscriptions aux évènements régionaux et départementaux
– Accueil téléphonique auprès des adhérents
– Soutien administratif ponctuel autour de la mission « vieillir en citoyen »

Ces missions et leur répartition pourront être amenées à évoluer en fonction des nécessités de la FCSB. Le pourcentage est donné à titre indicatif, la personne recrutée étant autonome sur la gestion de ses missions et de ses priorités.

Et vous ?
Aucune connaissance préalable du secteur de la formation n’est demandée pour ce poste. Nous recherchons une personne avec les qualités suivantes :
o Capacités rédactionnelles, très bonne orthographe
o Qualités relationnelles, d’adaptation et d’écoute aux différents interlocuteurs
o Autonome dans le travail, pragmatique et efficace
o Capacité d’adaptation face aux changements
o Rigoureuse, organisée, investie, avec une vraie envie d’apprendre
Vous disposez d’un diplôme de type BTS Assistant de direction/manager, avec une expérience professionnelle réussie sur un poste d’assistant(e) administratif.
Une bonne connaissance de la suite bureautique (Excel notamment) et de WordPress serait un plus.
La prise en main du logiciel Galaxy sera déterminante à votre arrivée. Une formation vous sera proposée pour vous permettre de vous familiariser rapidement avec l’outil.
Pas de déplacements à prévoir, hormis les réunions d’équipes mensuelles à travers la Bretagne.

Pour nous adresser votre candidature
CV et lettre de motivation à adresser avant le 30 janvier 2019 à l’attention de Madame la Présidente Michelle TRELLU, par mail à : emilie.tortellier@centres-sociaux-bretagne.fr
Premiers entretiens prévus le 4 février 2019 au 3 rue Volga, 35 200 RENNES.
Éventuellement 2ème entretien le 7 février 2019 (après-midi).
Date de démarrage : dès que possible.
Poste basé à Rennes.
Salaire : pesée 441 de la CCN Alisfa, soit 16 850 k€ annuel à 70%, soit 1400 € mensuel brut.

Contact (informations sur le poste)
Clara CANIS, Responsable de formation – 02 99 41 78 58

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