Secrétaire d’accueil

• 17 Mai, 2018 • Catégorie: Accueil et secrétariat, Aquitaine, Offre Réseau CSx fédérés.

L’Espace social et d’animation Alain Coudert (Esaac) est une association d’Education populaire agréée Centre social. Elle a pour vocation le développement social urbain, le développement de la participation des habitants et l’accès aux droits sur le quartier de Pessac Saige-Formanoir.

Dans le cadre de la mise en œuvre de son projet social, l’Esaac recrute un/une secrétaire d’accueil en CDI à 35 H.

Par délégation du Conseil d’Administration, le salarié est sous l’autorité du Directeur.

Relations Fonctionnelles :

• Assistante de Direction.
• Chefs de projets.

Critères:

• Confidentialité.
• Rigueur.
• Capacité à s’adapter et à gérer les situations de conflits.
• Très bonne maitrise de l’outil informatique.
• Maitrise du logiciel Aiga Noé.
• Expérience sur ce type de poste appréciée.

• Bac + 2 en lien avec le poste.
• Salaire en fonction du coefficient de la convention collective ALIFSA.

Accueil :

– Accueil, information, orientation des usagers et des partenaires : téléphone, physique, mail.
– Accompagne les usagers dans les démarches pour les photocopies.
– Informe la direction de manière réactive de situation pouvant générer du conflit.
– Gestion des rendez-vous pour la CESF.

Administratif :

– Transmission du courrier à l’assistante de direction et envoie des courriers.
– Organise les adhésions/inscriptions de la rentrée.
– Enregistre les adhésions, inscriptions et présences aux activités/projets dans le logiciel Noé.
– Encaissements des adhésions et cotisations avec un rendu tous les 15 jours à la comptabilité.
– Tenu d’un cahier pour le suivi des remboursements.
– Transmets les relances pour les dettes.
– Centralise les inscriptions aux activités et transmet aux animateurs les fiches de présences.
– Rend compte des effectifs et des présences aux chefs de projets pour chaque réunion de direction.
– Prépare les éléments pour la PSO.
– Organise l’envoie des invitations pour l’Assemblée Générale annuelle.
– Affichage des décisions et ordre du jour des réunions UES et tenu d’un cahier de classement.
– Affichage et classement des documents UES.
– Participe à l’organisation des recrutements : diffusion des offres, réponse aux candidatures, gestion des dates d’entretien.

Logistique :

– Gestion des stocks et commande après validation de la direction (photocopieurs, petit matériel de bureautique).
– Gestion du mini-bus pour le prêt aux partenaires et pour l’utilisation interne suivant une procédure bien précise.
– Relation avec la ville pour les inspections des locaux, les petits travaux à effectuer et les encombrants. – Organise et actualise les agendas de l’occupation des salles pour l’équipe et les partenaires lors de chaque réunion de direction.

Communication :

– Diffuse les affiches et programme du centre (TV, panneaux) qui lui sont transmises par les chefs de projets et le chargé de communication.
– Création de listing mail « adhérents » et « partenaires associatifs ».

Candidature :
LM et CV à nous transmettre par mail à l’attention de Mme la Présidente de l’Esaac :
cssaigerecrutement@gmail.com

Entretien prévu sur le mois de juin. Le délai pour candidater est fixé au 9 juin. Prise de poste le lundi 27 aout maximum.

est administrateur du site et pourra répondre à toute question concernant le fonctionnement du site. Les messages concernant les offres (questions, candidatures) sont à adresser au contact indiqué dans l'offre.
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